Формирование электронных документов

Компонент осуществляет поддержку специального формата электронного документа, который предусматривает размещение содержательной части, поисковых реквизитов и, если это требуется, одного или нескольких экземпляров электронной подписи. Содержательная часть электронного документа – это либо загруженный из АБС документ, либо документ установленной формы, автоматически созданный LABMA Bank.FinArchive на основе загруженных из АБС данных. Электронная подпись гарантирует целостность документа и авторизует выполняемые с ним операции.

Ручное создание электронных документов

Компонент позволяет создавать электронные документы вручную (заполнение значений реквизитов, прикрепление файла документа, сканирование документов, постановка на маршрут обработки). При этом доступна возможность отредактировать созданный документ (исправить значения реквизитов, изменить имя прикрепленного файла и т.д.).

Обработка электронных документов

Компонент содержит набор процедур обработки полученных электронных документов – например, их проведение по маршруту согласования, на котором документы могут быть проверены и подписаны электронными цифровыми подписями ответственными лицами. Поддерживаются пакетная обработка электронных документов, специальные режимы просмотра и иные функции.

Обеспечивает выполнение автоматических контрольных проверок перед формированием электронных дел, гибкая настройка списка выполняемых проверок для каждого номенклатурного правила:
— наличие в операционном дне неподписанных электронных документов;
— наличие документов, которые должны быть подписаны, но не встали на маршрут обработки;
— наличие не сверенных по реестру сверки документов;
— наличие в операционном дне обязательных отчетных форм;
— наличие уже сформированных за операционный день электронных дел.

Формирование электронных дел

Компонент обеспечивает автоматическое формирование электронных дел («сшивы» электронных документов операционного дня) на основе заданных правил в соответствии с принятой номенклатурой дел (по подразделениям, видам документов и т. п.).

Компонент обеспечивает загрузку реестров из АБС, в которых указан список всех электронных документов, которые должны быть сформированы в указанный временной период, после чего выполняет сверку всех электронных документов и формирует специальный отчет.

Компонент выполняет сведение документов дня. Содержит набор инструментов и механизмов для сведения баланса за день по электронным и бумажным документам ответственными исполнителями (исполнителями сводов) подразделений, а также контроля за процессом формирования и обработки сводов (проверка статуса, переназначение исполнителя). Функции компонента: настройка шаблонов построения и визуализации справок ф. 415 и ф. 416 в соответствии с Планом счетов кредитной организации, загружаемым из корпоративной системы НСИ; автоматическая загрузка из АБС данных бухгалтерского баланса согласованным способом; форматно-логический контроль данных бухгалтерского баланса; сверка данных баланса с данными справок ф. 415 и ф. 416; фиксация несоответствий; автоматическое формирование отчета сверки и его рассылка заинтересованным пользователям, а также доставка в АБС согласованным способом.

Компонент реализует функциональность подготовки справок по бухгалтерским и кассовым документам, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с Указанием № 2346-У.

Учёт исправительных записей

Компонент дает возможность отслеживать информацию о документах с исправительными записями, наличие связей документов, в том числе в сдаточных описях, актах приема-передачи. При работе с ЕХ – возможность перехода к просмотру информации о ЕХ, содержащих документы с соответствующими исправительными записями, и наоборот.

Формирование электронного архива

Компонентом обеспечивается автоматическое наполнение электронного архива электронными документами и делами.

Поиск и просмотр электронных документов

Компонентом предоставляются возможности различных видов поиска электронных документов и получения их для работы (с учётом прав доступа) в накопленном электронном архиве.

Ведение личных папок пользователей

Компонент позволяет сформировать необходимую подборку документов, объединив их в папки/подпапки, найти и просмотреть необходимую подборку, отредактировать подборку (удалить документы).

Компонентом обеспечиваются формирование, просмотр, печать описи единицы хранения (электронного дела, отчуждаемого носителя).

Компонентом обеспечивается запись электронных документов на внешние носители (диски) и работа с ними: собственно запись, подсчет хэш-функции в соответствии с требованиями Указания № 2346-У, печать обложки диска, учет записанных экземпляров. По требованиям безопасности банка можно предусмотреть защиту электронных документов от несанкционированного доступа путем их криптографической обработки.

Подготовка электронных дел для записи на отчуждаемые носители большой емкости



Подготовка электронных дел для записи: формирование zip-архивов в разрезе сроков хранения и операционных дней. Управление разделами хранилища для записи zip-архивов. Мониторинг записи zip-архивов дел в разделы хранилища. Автоматическая проверка разделов хранилища для записи на отчуждаемые носители.

Адаптер записи на ленточные накопители

Запись электронных дел на ленточные накопители с использованием стриммеров: контроль готовности и доступности подключенных устройств, запись подготовленных электронных дел на пару ленточных накопителей, контроль целостности и полноты записываемых данных, синхронизация пары ленточных накопителей, учет в системе записанных ленточных накопителей, привязка номера ЕХ к идентификатору ленточного накопителя. Проверка ЕХ – ленточного накопителя. Перезапись единицы хранения.

Запись электронных документов при помощи роботизированных архивных систем

Обеспечивает запись электронных документов на картриджи оптических дисков с использованием роботизированных media-библиотек: запись нескольких электронных дел на одну единицу хранения (подготовка архивов для записи с учётом свободного места на картридже), учёт в системе одной единицы хранения для нескольких дел. Содержит механизм проверки единицы хранения, содержащей несколько электронных дел (с расчетом контрольной суммы для каждого электронного дела, записанного на диск, и сверки данного значения с хранящимся в системе). Выполняет перезапись не прошедшего проверку электронного дела с резервной копии единицы хранения на основную. Примечание. Список поддерживаемых роботизированных media-библиотек приведен в сопроводительной документации.

Автоматическая выгрузка комплекта электронных документов, подлежащих
записи за период. Формирование архива для записи. Взаимодействие с системой публикации дисков по внутреннему протоколу. Запись архива с помощью системы публикации. Нанесение идентификационной надписи на нерабочую поверхность записанных дисков (по технологии LightScribe Direct Disc Labeling). Печать ярлыка для дисков. Примечание. Список поддерживаемых систем публикации приведен в сопроводительной документации.

Работа с единицами хранения большой ёмкости

Ведение учета единиц хранения большой емкости. Формирование ярлыка на ЕХ большой емкости. Формирование этикетки на ЕХ большой емкости. Просмотр ЕХ: просмотр списка электронных дел, записанных на ЕХ, поиск электронного дела на ЕХ, просмотр ярлыка на ЕХ, печать этикетки на ЕХ. Формирование описей ЕХ большой емкости. Просмотр сдаточных описей: поиск ЕХ в описи, поиск электронного дела в описи. Поиск документов на ЕХ.

Проверка состояния отчуждаемых носителей

Компонентом обеспечивается проведение контрольных и регламентных проверок хранимых внешних носителей в соответствии с требованиями Указания № 2346-У (считывание метки ЕХ, расчет контрольных сумм, автоматическое формирование акта проверки, поиск и просмотр актов проверки и др.).

Удаление электронных документов

Компонент обеспечивает возможность поиска и просмотра документов, подлежащих удалению, выбор необходимого списка и удаление документов в корзину. При этом удаление документов выполняется с привязкой к пользователю, производившему удаление. Доступен поиск и просмотр документов, находящихся в корзине (пользователю, производившему удаление, только своих документов в корзине, информационному администратору – всех документов, находящихся в корзине). Реализована возможность при необходимости восстановить документ (восстановить, восстановить и отправить на маршрут подписания, при необходимости).

Компонентом обеспечивается мониторинг состояния электронных дел на предмет истечения срока их хранения, по результатам мониторинга уведомляются ответственные пользователи. В сеансе системы предоставляется возможность найти все электронные дела, срок хранения которых истек, выбрать необходимые, продлить им срок хранения либо удалить их (удаление информации о делах из системы, удаление электронных документов, очистка хранилища).

Поддержка взаимодействия через файловый обмен

Обеспечивается информационное взаимодействие с автоматизированными системами банка через обмен XML-файлами согласованного формата.

Поддержка взаимодействия через WEB-сервисы

Обеспечивается информационное взаимодействие с автоматизированными системами банка через WEB-сервисы (SOAP, RESTfull).

Поддержка взаимодействия через ESB / брокер сообщений

Обеспечивается информационное взаимодействие с автоматизированными системами банка через интеграционную шину (WebSphere ESB, JBoss ESB) или брокер сообщений (Apache Kafka).

Поддержка взаимодействия путем потребления данных из БД

Обеспечивается информационное взаимодействие с автоматизированными системами банка путем потребления данных из представлений в БД, созданных с ограниченным набором прав на чтение, которые содержат всю необходимую информацию для формирования электронного документа.

Ведение общих и специальных справочников

Обеспечивает ведение следующих справочников: пользователей/сотрудников; подразделений; шаблонов имен файлов; систем-источников, типов и реквизитов электронных документов; групп типов документов, правил формирования электронных дел и др.

Обеспечивает запись информации о выполнении операций над объектами системы в журнале аудита. Поиск операций по различным критериям, просмотр и печать полученной из журнала выборки. Предусмотрено перемещение устаревшей информации из оперативного журнала в архивные для повышения быстродействия работы с оперативным журналом аудита.

Обеспечивает выполнение заданий по заданному расписанию (однократно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно в указанные дни недели/месяца и/или в указанное время).

Обеспечивает возможность создания различных ролей пользователей и назначения каждой роли набора доступных функций, выбираемых из общего перечня функций системы.

Права доступа пользователей к функциям системы определяются ролями пользователей. Права доступа пользователей к документам определяются:

1. по принадлежности документа структурному подразделению. Каждому пользователю назначается список подразделений, к документам которых он имеет доступ;
2. по группам типов документов. Для каждого пользователя указывается перечень групп типов документов, к которым он имеет доступ.

Обеспечивает рассылку уведомлений двух видов:

1. уведомления, автоматически создаваемые системой в определенных точках процессов: помещение документов, сверка по реестру, формирование электронных дел, расформирование электронных дел и т.п. Список адресатов при этом определяется автоматически (например, инициатор процесса) либо настраивается администратором (в разрезе ролевой модели/пользователей/ подразделений). Такие уведомления рассылаются по электронной почте;
2. уведомления, создаваемые администраторами системы и направляемые любым пользователям, выбранным из справочника. Такие уведомления могут быть разосланы как по электронной почте, так и средствами системы с отображением текста уведомления в специальном окне сообщений.

Обеспечивает возможность настройки экранных форм поиска, создания и редактирования электронных документов. Позволяет настроить отображение списков результатов поиска, просмотр карточки электронного документа (полный просмотр, краткий просмотр), включение реквизитов в создание/редактирование и т.д.

Конструктор статистических, аналитических и контрольных отчётов: визуальный конструктор шаблонов отчётов с использованием бизнес-ориентированного языка; автоматическое формирование отчётов на основе шаблонов; хранение отчётов и доступ к ним с учетом предоставленных прав; выгрузка отчётов в файлы различных форматов.