ISIDA Archive

Функции системы

Архив электронных документов

Загрузка электронных документов из систем-источников

Загрузка электронных документов из внешних информационных систем, форматно-логический контроль, проверка электронных цифровых подписей. Поддержка различных способов взаимодействия с системой-источником. Контроль полноты загружаемой информации, формирование реестров сверки.

Показать описаниеСкрыть описание

Оперативное хранение электронных документов (до 10 лет)

Учет типов электронных документов, помещаемых на оперативное хранение, их реквизитного состава. Хранение электронных документов средствами встроенной подсистемы управления контентом. Контроль целостности электронных документов и проверка электронных цифровых подписей. Выдача электронного документа по запросу пользователя или внешней информационной системы.

Показать описаниеСкрыть описание

Автоматическое формирование электронных дел

Формирование электронных дел согласно специальном справочнику правил на основе принятой номенклатуры. Разбивка электронного дела на отдельные тома. Автоматическое формирование внутренней описи дела и её подписание электронной цифровой подписью.

Показать описаниеСкрыть описание

Составление сдаточных описей для электронных дел

Создание сдаточных описей путем включения в них готовых
электронных дел. Контроль процесса формирования сдаточных описей в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива.

Показать описаниеСкрыть описание

Учёт электронных дел

Автоматическое создание регистрационных карточек на электронное дело в архиве при приеме сдаточной описи в архив. Автоматический расчёт года уничтожения электронного дела на основании конечной даты дела и срока его хранения.

Показать описаниеСкрыть описание

Поиск электронных дел и документов в архиве

Поиск электронных документов в оперативном и долговременном контурах хранения с учетом прав доступа (по имеющимся реквизитам, по номенклатуре дел).

 

Просмотр найденных электронных документов, получение внешнего представления документа, печать бумажной копии. Просмотр связанных электронных документов.

Показать описаниеСкрыть описание

Контроль сроков хранения и уничтожение электронных дел

Автоматическое / ручное формирование акта о выделении к уничтожению электронных дел, не подлежащих хранению. Согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел. Автоматическое удаление электронных дел, включенных в акт.

Показать описаниеСкрыть описание

Долговременное хранение электронных документов (до 25 лет)

Хранение электронных документов средствами встроенной подсистемы управления контентом. Проверка (инвентаризация) электронных дел и документов, контроль целостности документов.

Показать описаниеСкрыть описание

Долговременное хранение электронных
документов (свыше 25 лет)

Запись электронных документов на отчуждаемые носители (CD/DVD и др.). Учет записанных носителей (срок годности и местоположение), регулярная инвентаризация (полная, выборочная, случайная). Специальные процедуры конвертации внутренних форматов файлов (при необходимости) и пересчет контрольных характеристик.

Показать описаниеСкрыть описание

Передача электронных документов в АИС
«Ведомственный архив» (НЦЭУ)

Передача сформированных электронных дел в АИС «Ведомственный архив» НЦЭУ с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на ответственное хранение в НЦЭУ.

Показать описаниеСкрыть описание

Передача электронных документов в Архив электронных документов Национального архивного фонда

Передача сформированных электронных дел в Архив электронных документов Национального архивного фонда с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на постоянное хранение.

Показать описаниеСкрыть описание